Bedrijfsvoering

Afgelopen collegeperiodes zijn gekenmerkt door bezuinigingen door de economische recessie en bezuinigingen vanuit het rijk, bijvoorbeeld langs de decentralisaties. Dit heeft een slanke en efficiënte organisatie opgeleverd die meekon in de transitie van zorgen voor naar zorgen dat. Gevolg is wel dat delen van de ambtelijke organisatie ingericht zijn op de recessie. Het vet is van de botten.

Nu het buiten beter gaat, de stad groeit en meer aandacht vraagt, piept en kraakt het binnen en lukt het ons nog onvoldoende om als stad te profiteren van de economische groei als het gaat om de maatschappelijke opgaven zoals werk en inkomen. Acties en interventies zijn nodig geweest voor sturing op uitgaven op de bijstand en de zorg.

In de tussentijd liepen de reguliere processen op het vlak van handhaving en dienstverlening aan inwoners en ondernemers gewoon door en zien we het werk op plekken ingewikkelder worden vanwege strenge regelgeving en maatwerk naar ondernemers. Dit alles vraagt meer van de organisatie wat zich in 2017 heeft geuit in een relatief hoog ziekteverzuim en inhuur.

De opgave centraal

De opgave centraal stellen betekent dat de samenleving centraal staat in wat de organisatie doet. We hebben in verschillende organisatieonderdelen aanpassingen en verbeteringen aangebracht om dit steeds beter te organiseren. De nieuwe Omgevingswet, die gebied en gebruiker centraal stelt, maakt dit ook nodig.  We vermijden nieuwe grote reorganisaties. Een betere samenhang van rollen moet zorgen voor transparantie en bewustere en gerichtere inzet van medewerkers. Daarmee wordt de organisatie wendbaarder in het werken aan de ontwikkeling van de stad.

Strategisch Personeelsmanagement
Langs de methodiek van Strategisch Personeelsmanagement (SPM) is geduid welke capaciteiten medewerkers nodig hebben om langs opgaven te werken. Een voorbeeld is de functie van vergunningverlener die in de toekomst moet kunnen werken in het gedachtegoed van de Omgevingswet werken en steeds meer informatiegestuurd te werk gaat. Waar mogelijk ontwikkelen we medewerkers om te groeien met het werk. In september 2017 is voor de derde keer een groep van 12 medewerkers gestart aan het Talentprogramma om hen verder te ontwikkelen in werken vanuit de opgave. Daarnaast blijven we natuurlijk ook talent van buiten aantrekken. In MRA verband is een nieuwe groep trainees geworven. Zaanstad is voor veel professionals een interessante werkgever. Om dit goed onder de aandacht te brengen en de benodigde talenten pro actief aan te trekken hebben we onze wervingssite vernieuwd en meer recruiters aangesteld.

Procesgericht werken
Procesgericht werken helpt bij opgave gericht werken. Continu inzicht in processen is daarom belangrijk. In 2017 is onderzocht waar we staan met procesmanagement. Daarnaast is een start gemaakt met een plan van aanpak voor de implementatie van procesmanagement.
Er was ruimte om te leren en ervaring op te doen:

• Er zijn twee procesateliers georganiseerd over versnelling woningbouw en de Werkkostenregeling. Deze procesateliers zijn een moment van reflectie voor medewerkers in de keten.
• Er zijn verschillende bijeenkomsten georganiseerd om kennis over procesgericht werken te delen en een netwerk op te bouwen binnen Zaanstad.

Met het project Identity & Access Management (IAM) is gewerkt aan het toekennen van applicaties en rechten op basis van processen. Daarnaast zijn meer processen centraal vastgelegd in het systeem Engage en is het gebruik van dit systeem gepromoot.

Ruimte voor werken en leren

In 2017 is een start gemaakt met de Goed Werk Methodiek. Deze samenwerkingstraining geeft groepen medewerkers bruikbare strategieën om de spanningen en dilemma’s die er binnen het werk van de professional zijn beter te hanteren.  In de Goed Werk Methodiek is veel ruimte om de waarden van het werk bij de gemeenten te bespreken; het is hiermee ook een vervolg op de training morele oordeelsvorming die voor elke nieuwe ambtenaar onderdeel is van het introductieprogramma.

Om medewerkers nu en inde toekomst inzetbaar te houden is aandacht voor hun werk-privébalans. Verder is ondersteuning geboden bij het krijgen van inzicht in de pensioensituatie. Loopbaanbegeleiding en individuele coaching behoren inmiddels tot het reguliere aanbod.
Ook op teamniveau is aandacht besteed voor werkdruk.

Diversiteit/ inclusieve organisatie
Zaanstad wil een inclusieve organisatie zijn: een organisatie met een open houding naar een ieder, ongeacht zijn of haar achtergrond, en waarin het als meerwaarde wordt gezien om vanuit verschillende invalshoeken aan maatschappelijke vraagstukken te werken. Om deze ambitie te onderstrepen is het Charter "Diversiteit in bedrijf" , van de Stichting van de Arbeid, ondertekend.
In 2017 is gewerkt aan intensivering van het diversiteitsbeleid. Vooral op het gebied van culturele diversiteit is dit nodig. In hogere en leidinggevenden functies lukt het onvoldoende om tot een divers samengesteld personeelsbestand te komen. De Universiteit van Tilburg doet onderzoek naar mogelijke knelpunten. In dit onderzoek worden naast Zaanstad ook andere grote gemeenten betrokken.
Bij het vernieuwen van de wervingswebsite is extra aandacht besteed aan de uitstraling naar kandidaten met een bi-culturele achtergrond, zowel in tekst als in beeld.
In het stadhuis zijn gender neutrale toiletten gerealiseerd om ook hierin zichtbaar uit te dragen dat wij inclusiviteit omarmen.

Koersbesluit Participatie
In het Koersbesluit Participatie is opgenomen dat Zaanstad als werkgever een voorbeeldfunctie wil vervullen in het realiseren van een inclusieve samenleving. De gemeente heeft zich daarom tot doel gesteld vijf procent van het personeelsbestand te reserveren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Binnen de ruime definitie van ‘medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt’ onderscheiden we een aantal groepen, waaronder medewerkers die vallen onder de banenafspraak in de Participatiewet of die werkzaam zijn op een werkervaringsplaats binnen de gemeente.

Het kabinet en werkgevers hebben afgesproken om 125.000 extra banen te creëren. Dit wordt geregeld in de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten (in equivalenten van 25,5 uur per week). De opgave voor Zaanstad komt neer op 32 banen in 2018. Eind 2017 is dit quotum met 47,6 banen ruim behaald. De opbouw hiervan is als volgt:

• Diverse plekken in verspreid over organisatie         10,9 banen
• Gedetacheerd vanuit Werkom mbt post/scannen/logistiek    05,6 banen
• Gedetacheerd vanuit Werkom in het groen         31,1 banen

Zaanstad biedt ook mogelijkheden om werkervaring op te doen. Project Zaanstart binnen Openbare Ruimte is een traject waarbij voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt ruimte ontstaat om te re-integreren en werkervaring op te doen binnen het groen.
In 2017 zijn er 121 deelnemers aan dit project geteld. Onder andere 37 personen stroomden door naar werk, van 17 personen werd de uitkering beëindigd en 15 kandidaten stroomden door naar een ander programma binnen de gemeente (bijvoorbeeld Taal naar Werk en SWT).

Verder hebben door de organisatie heen 20 kandidaten een leerwerktraject (al dan niet betaald) gevolgd. Voorbeelden hiervan zijn te vinden bij Facilitaire Zaken, Straattoezicht, KCC Callcenter, Financiën, IBT en Voorzieningen.

Aandacht voor ondernemerschap en SROI
De gemeente draagt als opdrachtgever voor (grootschalige) inkooptrajecten bij aan de ontwikkeling van de (lokale) economie. In het afgelopen jaar de dienstverlening aan ondernemers verbeterd. Zo zijn de volgende activiteiten georganiseerd:

• diverse malen een ondernemersspreekuur (in samenwerking met de Rabobank);
• een bijeenkomst over de mogelijkheden om in te schrijven op aanbestedingen bij overheden;
• voorlichting aan ZZP-ers over kansen op opdrachten bij overheden (samen met een Kamer voor Koophandel);
• er is een digitaal ondernemersloket geopend waar ook informatie over inkopen en aanbesteden te vinden is.

Daarnaast is er veel informeel contact met ondernemers van bepaalde inkoopcategorieën.

In 2017 is gekeken bij welke aanbestedingen aansluiting mogelijk is bij de stad. Bij marktconsultaties worden regionale ondernemingen nadrukkelijk uitgenodigd deel te nemen aan aanbestedingstrajecten.
Het aantal aanbestedingen waarin social return on investment (SROI) afspraken worden gemaakt ligt rond de streefwaarde.  Het beleid op SROI wordt doorontwikkeld en breder toepasbaar gemaakt voor de markt. Hiervoor is inmiddels een project gestart waarbij met ondernemers al gesprekken zijn gevoerd om te onderzoeken welke methoden er zijn om in het komend jaar SROI nog beter vorm te kunnen geven.

Een toekomstbestendige stad

In 2017 is er veel vooruitgang geboekt in de transitie naar meer data gestuurd werken in de gehele bedrijfsvoering.

• In het Data Lab wordt samen met gemeenten en partners gewerkt aan maatschappelijke vraagstukken op basis van data.
• In het Datapakhuis zijn de belangrijkste datasets van de gemeente ontsloten voor intern gebruik, en daarnaast openbaar toegankelijk als Open Data voor gebruik door burgers, maatschappelijke instellingen, bedrijven en andere belanghebbenden.
• De Data Academy ondersteunt medewerkers in het optimaal inzetten van beschikbare data in hun werk.

Naast technologie raken ook wereldwijde leefbaarheidsopgaven onze bedrijfsvoering. Denk daarbij aan klimaatneutraal werken en daarmee het verkleinen van onze ecologische voetstap. Om de bedrijfsvoering van de gemeente te kunnen verduurzamen, is het belangrijk te weten welke duurzame oplossingen er op de markt zijn. Tijdens ondernemersbijeenkomsten stond het thema duurzaamheid centraal. Tevens onderzoekt de gemeente hoe we ‘circulair inkopen’ meer kunnen stimuleren, zoals bij de aanbesteding meubilair in 2017.

Zaanstad heeft het landelijk Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ondertekend. In 2017 is het actieplan hiervoor vastgesteld en heeft het college opdracht gegeven met een plan van aanpak te komen voor het thema klimaatbewust/circulair inkopen. In 2017 is de quickscan voor kansen hierop afgerond. Verder heeft het college in 2017 het nieuwe strategische inkoopbeleid “Samen naar buiten: met inkoop meer bereiken” vastgesteld om daarin de MVI doelen te borgen.

Een betrouwbare overheid

Vanwege de keuze voor data-gestuurd werken en komst van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming is afgelopen jaar veel aandacht besteed aan het correct omgaan met persoonsgegevens. Voorbeelden zijn de inzet van een full-time Functionaris voor de Gegevensbescherming, een dialoog met de raad over privacy aspecten van datagestuurd werken en de inzet van technische maatregelen om te voorkomen dat geaggregeerde gegevens herleidbaar zijn tot personen. Verder zijn verschillende technische maatregelen genomen om de organisatie te beschermen tegen hackers. Naast de technische maatregelen wordt in werkoverleggen aandacht gevraagd voor privacy- en informatiebeveiligingsaspecten.

Een betrouwbare overheid gaat zuinig om met de financiële middelen die beschikbaar zijn. Bij Zaanstad zijn de middelen ook nog eens beperkt. In 2017 zijn meerdere projecten uitgevoerd voor het slim en efficiënt organiseren van processen en groeit de inkoopfunctie in het sturen op contractafspraken. De taakstelling op bedrijfsvoering is voor 2017 ingevuld.

Onze mensen en middelen

Formatie en bezetting
Ten opzichte van de primaire begroting 2017 is het aantal formatieplaatsen toegenomen met een saldo van 12 fte. Naast een krimp van een aantal formatieplaatsen door onder andere een reorganisatie van de afdeling Post- en Archiefzaken en bezuinigingen op bedrijfsvoering hebben er ook uitbreidingen plaatsgevonden. Soms is een uitbreiding een beleidskeuze. Zo heeft het programma Ondermijning tot uitbreiding van de formatie geleid met ongeveer 6 fte. Maar een uitbreiding kan ook technisch van aard zijn. Zo is op ICT-gebied de keuze gemaakt om expertise op technisch beheer binnen te halen in plaats van als werk uit te besteden aan een externe partij. Met als resultaat een toename van ongeveer 9 fte.

Ook de bezetting laat ten opzichte van de primaire begroting 2017 een stijging zien. Vacatures zijn ingevuld bij het Programma Ondermijning en op financiële, ICT-, publiekzichtbare en buitenruimte functies. Daarnaast zijn ook voor uitvoering van taken binnen het maatschappelijk en stedelijk domein medewerkers aangesteld. Hierbij zijn ook ingehuurde medewerkers in dienst gekomen. Bij het stedelijk domein zijn een aantal starters op de arbeidsmarkt aangenomen die intern worden opgeleid.

* De restformatie van 100 fte betekent niet dat er 100 vacatures bestaan. Dit blijkt ook uit de ontwikkeling van het capaciteitsbudget gedurende het begrotingsjaar. Met restformatie bedoelen we hier het in geld uitgedrukte totaal aan stukjes formatieruimte dat de afdelingen niet volledig benutten. Bijvoorbeeld doordat een medewerker nog in een aanloopschaal is aangesteld, een paar uur minder is gaan werken of de periode dat een vacature tijdelijk open heeft gestaan tussen vertrek van een medewerker en start van een opvolger.
Een deel van de restformatie wordt uitgegeven aan salariskosten die boven normbedragen uitkomen, bijvoorbeeld oude garantieregelingen. Een ander deel wordt uitgegeven aan inhuurkosten om na vertrek van een medewerker het werk uit te voeren tot de ontstane vacature is vervuld, of als vervanging bij langdurige ziekte. Daarnaast is op een aantal plekken bewust de keuze gemaakt om in te huren in plaats van medewerkers aan te nemen. Denk hierbij aan de extra brugwachters die in de zomer worden ingehuurd vanwege seizoensdrukte. Tot slot zijn er uiteraard ook nog de 'echte' openstaande vacatures.  

Instroom, doorstroom en uitstroom
De instroom is in 2017 ten opzichte van 2016 verdubbeld. Deze groei sluit aan bij de groei in bezetting en het aantal formatieplaatsen. De uitstroom is echter ook toegenomen met 2,5 procentpunt. Desondanks is er per saldo nog steeds sprake van groei. In een krappe arbeidsmarkt is het gelukt vacatures op lastig te vervullen functies in te vullen. Bijvoorbeeld op de vakgebieden van control en financiën.

Dankzij de hogere uitstroom is er ook meer ruimte geweest voor interne mobiliteit en die is benut. De doorstroom is in 2017 dan ook toegenomen ten opzichte van 2016.

*) correctie op de in Najaarsrapportage genoemde percentages

Capaciteitsbudget
Ten opzichte van de Najaarsrapportage (Narap) is de overschrijding van het capaciteitsbudget hoger uitgevallen dan verwacht. In totaal voor een bedrag van € 669.000. Dit komt doordat meer is ingehuurd dan was ingeschat en de inhuur niet volledig kon worden gedekt door de lagere salariskosten voor eigen personeel. Die vielen namelijk € 932.000 lager uit dan bij de Narap was ingeschat. De nadere toelichting op de ontwikkeling van inhuur wordt hieronder gegeven.

Externe inhuur
De kosten voor inhuur op ziekte/vacature of op flexibele schil zijn hoger uitgevallen dan ingeschat bij de Najaarsrapportage. In de Najaarsrapportage is al stilgestaan bij de toedracht. Uiteindelijk bleek de behoefte aan menskracht niet bij te benen en hebben de kosten voor inhuur een vlucht genomen. Hier zal in 2018 meer op gestuurd worden om de arbeidsmix beter in balans te brengen en met criteria te werken die langdurige inhuur beperkt.

Door de inhuur kon wel de grotere WMO-zorgvraag en het groeiende aantal bijstandsaanvragen worden afgehandeld. Daarnaast is gekozen voor inhuur door overgang taken naar Werkom en aanpassingen in organisatiestructuur. Het is dan niet verstandig vacatures vast in te vullen, om boventalligheid te vermijden.
Op het gebied van veiligheid en handhaving is kennis en expertise nodig geweest. Zo was er bijvoorbeeld behoefte aan nautisch advies bij projecten die te maken hebben met de Zaan of juridisch advies bij bijvoorbeeld funderingsherstel. Daarnaast was inhuur nodig om het reguliere werk aan te kunnen.
Tot slot is externe expertise nodig geweest in het kader van MAAK.Zaanstad waaronder de gebiedsanalyse Achtersluispolder en voor de realisatie van projecten binnen de Openbare Ruimte.

Boventalligen en voorziening Reorganisatie
Er is op 31 december 2017 nog één boventallige medewerker. Deze medewerker heeft, mede
door het van werk-naar-werk-traject een externe werkkring gevonden en start daar in 2018.
In het najaar 2017 hebben twee medewerkers de status boventalligheid toegekend gekregen per
1 januari 2018. Inspanningen van zowel de medewerkers en adviseurs hebben ervoor gezorgd dat één medewerker al per 1 januari 2018 geplaatst kan worden op een interne functie, waardoor de boventalligheid vervalt. De andere boventallige medewerker wordt in 2018 gedetacheerd naar een externe werkkring om zo nieuwe kennis en werkervaring op te doen met het oog op de toekomst.
De voorziening Reorganisatie waaruit de salariskosten voor boventallige medewerkers worden betaald, is hierop aangepast.

Integriteit

Inleiding
In 2017 voldoet Zaanstad geheel aan de modelaanpak basisnormen openbaar bestuur en politie, een uitwerking van de integriteiteisen zoals vermeld in de Ambtenarenwet. De acties en resultaten van het integriteitbeleid in 2017 treft u hieronder aan.

Ambtseed
Vanaf september 2010 leggen alle nieuwe ambtenaren verplicht de ambtseed af. Zonder ambtseed (en zonder overleggen van de VOG) wordt geen aanstelling verleend. In 2017 hebben in tien bijeenkomsten 155 nieuwe ambtenaren bij een lid van de directie de ambtseed afgelegd. De gemeentesecretaris heeft de ambtseed afgenomen afgelegd bij burgemeester tijdens een collegevergadering.

Morele oordeelsvorming
In 2017 hebben 84 medewerkers de training morele oordeelsvorming voor nieuwe ambtenaren gevolgd. De training is een verplicht onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe ambtenaren. P&O monitort actief de aanmelding voor de training.

Nevenfuncties
In het personeelssysteem staan ruim 100 ambtenaren geregistreerd met een nevenfunctie waarvoor toestemming is gegeven.

Vertrouwenspersonen
De vertrouwenspersonen hebben 34 gesprekken gevoerd met medewerkers over de onderwerpen arbeidsverhoudingen, ongewenst gedrag en integriteit.

Meldingen
In 2017 zijn twee nog openstaande onderzoeken uit 2016 afgerond. In beide gevallen is misbruik aangetoond. Het gaat om het oneigenlijk aannemen van fooi door twee medewerkers en om het oneigenlijk vragen en ontvangen van betaling van inwoners voor diensten die een medewerker als ambtenaar van Zaanstad heeft verleend. Twee medewerkers hebben voorwaardelijk ontslag gekregen en is een financiële boete opgelegd, één medewerker is ontslagen.
In 2017 zijn drie andere vermoedens van schendingen gemeld. Eén hiervan is nog in onderzoek. Van de andere twee is één schending vastgesteld. Het gaat om laster/smaad via Twitter door een eerder ontslagen ambtenaar.

WOB-verzoeken
Zowel het Parool als het NRC hebben aan de grote gemeenten, waaronder Zaanstad, via een WOB-verzoek informatie opgevraagd over onderzoeken naar vermoedens van integriteitschendingen in de afgelopen jaren. Het Parool heeft hierover in 2017 gepubliceerd, het NRC niet.