bedragen x € 1.000
Aandeel in het totaal
Portefeuillehouder:
Programmadoelstelling en de rol van de gemeente
De gemeente investeert zowel bestuurlijk als ambtelijk in relevante relaties en netwerken. We gaan het gesprek aan en zoeken actief de samenwerking op in de stad met iedereen die een bijdrage kan en wil leveren aan het realiseren van de toekomstvisie Zaans Evenwicht. De gemeente maakt communicatief beleid en is transparant over de afwegingen die het bestuur daarbij maakt. De gemeentelijke dienstverlening moet makkelijk bereikbaar, goed toegankelijk, vraaggericht en betaalbaar zijn. Waar mogelijk verminderen en vereenvoudigen we regels. Dat geeft ruimte aan anderen om initiatiefrijk en ondernemend te zijn.
Terugblik
De samenwerking met inwoners, buurten, ondernemers en instellingen krijgt steeds meer vorm. Dit is zichtbaar in verschillende projecten, zoals het Actieplan Poelenburg en MAAK.Zaanstad. En dit blijkt te werken. De tevredenheid van inwoners over de wijze waarop de gemeente zich opstelt bij beleidsvorming is gestegen.
Ook met partneroverheden wordt nauw samen gewerkt. In 2017 zijn veel samenwerkingsverbanden sterker opgezet, waardoor Zaanstad meer kan bereiken voor haar inwoners. Met de uitwerking van het regeerakkoord en een nieuwe bestuursperiode, blijft dit aandacht vragen.
Wat betreft de dienstverlening is verder ingezet op goede digitale dienstverlening zodat inwoners producten kunnen afnemen op het tijdstip dat voor hun uitkomt. Dit heeft in 2017 geresulteerd in het winnen van de GemeentePioniers award voor de goede digitale/snelle vergunningverlening. Samen met de partners blijft Zaanstad werken aan het optimaliseren van de digitale dienstverlening.
De toegankelijkheid van de gemeente kreeg ook het afgelopen jaar de aandacht. De website van de gemeente voldoet nu aan het Drempelvrij-keurmerk, waarmee de site toegankelijk is voor iedereen. Daarnaast is gewerkt aan de leesbaarheid van de brieven. Samen met een burgerpanel is een groot aantal brieven onderzocht op toon, begrijpelijkheid en correct Nederlands. De tips die hieruit naar voren kwamen worden in 2018 opgepakt.
Effectindicator | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Percentage inwoners dat aangeeft zich medeverantwoordelijk te voelen voor de leefbaarheid in eigen buurt. | 83% | 80% | 80% | 80% | 83% | Zaanpeiling |
1.1 Samen Zaans Evenwicht realiseren
Gelet op de positieve ervaringen die Zaanstad heeft met het “in gesprek gaan met de stad” zetten we deze ingeslagen weg voort. We zoeken samenwerking met iedereen die een bijdrage kan en wil leveren. Daarbij blijven we vragen stellen in alle fases van het beleidsproces: Wie zijn belanghebbenden, wat is hun rol en hoe kunnen we ze betrekken? We informeren betrokkenen, gaan het gesprek aan, luisteren, verwerken de input en koppelen hierover terug. Daarbij gebruiken we digitale mogelijkheden en experimenteren we op de website met meer mogelijkheden voor interactie.
Een aantal ambities uit MAAK.Zaanstad vraagt veel van ons als gemeente. Transformatie van de Achtersluispolder bijvoorbeeld of het realiseren van de grotere woningbouwopgave zijn complexe processen die we alleen samen met bewoners, ondernemers, eigenaren én andere overheden kunnen. Deze complexe processen laten zich niet stapsgewijs plannen, organiseren en sturen, en zullen organisatie en bestuur voor nieuwe uitdagingen in hun manier van werken stellen.
Prestatie indicatoren | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Percentage inwoners dat vindt dat Zaanstad veel doet om de mensen bij het bestuur van de gemeente te betrekken | 12% (2010) | 12% | 15% | 17% | 15% | Zaanpeiling |
Oordeel inwoners over de interesse van de gemeente in de mening van burgers (10-puntschaal) | 5,9 (2012) | 5,8 | 6,2 | 6,0 | 6,2 | Zaanpeiling |
Oordeel inwoners over de mate waarin burgers betrokken worden bij de totstandkoming van gemeentelijke plannen (10-puntschaal) | 5,6 (2012) | 5,5 | 6 | 5,7 | 6 | Zaanpeiling |
- In gesprek gaan met de stad inclusief terugkoppeling daarover aan betrokkenen o.a. via MAAK.Zaanstad
- Meer gebruik van filmpjes en interactie op onze website
- Actualiseren netwerkstrategie met nadruk op bestuurlijke samenwerking op verschillende schaalniveaus en beleid beïnvloeding van andere overheden
- (Digitale) omgevingsanalyses maken voor beleidsontwikkeling, dienstverlening en communicatie
Het afgelopen jaar is op verschillende manieren aandacht besteed aan burger- en overheidsparticipatie. Zo heeft de ambtelijke organisatie onderzocht hoe de gemeente op dit moment omgaat met participatie: wat er goed gaat en wat minder en of Zaanstad kan leren van andere gemeenten. Ook vanuit de gemeenteraad was aandacht voor burgerparticipatie. De werkgroep “Echte Burgerparticipatie” heeft de ideeën ‘De wijk is van iedereen’, ‘Het Lagerhuisdebat’ en de ‘Motiemarkt’ uitgewerkt. In 2018 zullen deze initiatieven voor het eerst uitgevoerd worden.
In 2017 is verder ingezet op de netwerksamenwerking met andere overheden. Dit heeft onder andere vorm gekregen in de hernieuwde samenwerking binnen de Vervoerregio (voorheen Stadsregio) en de Metropoolregio Amsterdam (MRA). Ook in de deelregio Zaanstreek-Waterland is de samenwerking versterkt, met de Visie en Samenwerkingsagenda ten behoeve van de MRA-samenwerking. Met deze agenda wordt samengewerkt op verschillende thema’s, zoals Wonen, Toerisme en Duurzaamheid. Daarnaast zijn ook de banden met de rijksoverheid en koepelorganisaties (onder andere VNG en G32) benut. In dit licht was ook de Proeftuin Maak Verschil van waarde, een project waarin verschillende MRA-gemeenten, VNG, het Interprovinciaal Overleg en ministeries samenwerkten aan een sterkere regionale samenwerking in de MRA.
De online communicatie wordt steeds verder geoptimaliseerd. Dit gebeurt door het actief inzetten van campagnepagina’s en het continu monitoren op het gebruik door de bezoekers. Het inzetten van video’s is bijna standaard geworden. Te meer omdat zichtbaar is dat dit ook daadwerkelijk bijdraagt aan het overdragen van de boodschap op een effectieve manier.
1.2 Verminderen regeldruk
Bij het programma regeldruk zijn op het terrein van efficiëntie en het schrappen van overbodige en tegenstrijdige regels de belangrijkste doelstellingen gerealiseerd en wordt niet meer veel ruimte verwacht. Op het terrein van het maken van betere regels (geen overbodige regels, minder tegenstrijdige regels. Waar het gaat om ruimte voor maatwerk binnen de regels) en het hanteren van de menselijke maat bij zowel de toepassing van regels en bij (dreigende) conflicten is de informele methode inmiddels breed door de organisatie omarmd. Er is nog meer te bereiken als de ervaring met deze methode toeneemt. De verbetering is te zien in de daling van het aantal bezwaarschriften bezwaar- en beroepszaken in het ruimtelijke zakendomein, al speelt het relatief lage aantal bouwprojecten van de afgelopen tijd ook een rol.
De opgave van de gemeente voor deze periode ligt nu vooral bij het omgaan met de verschillende rollen van de overheid en in het bijzonder met de meervoudigheid daarvan: soms moeten we regels stellen, soms ruimte bieden en andere keren is een actieve overheid nodig om ontwikkelingen van de grond te krijgen en steeds vaker moeten we de verschillende rollen afwisselen per onderwerp of fase. De afgelopen jaren hebben wij hiermee veel geëxperimenteerd. We komen nu in de fase dat wij de verschillende rollen veel meer ‘gewoon’ onderdeel van ons werk maken. De experimenten pasten goed binnen programmasturing. Maar het sturen op het vergroten van de competenties om met de informele werkwijze te werken én om te gaan met meervoudige sturing vraagt een aanpak binnen de lijn, waarbij reflecteren en leren een belangrijke plek dienen te moeten krijgen. Daarmee bouwen wij voort op en geven wij invulling aan het speerpunt dat in de laatste kadernota is genoemd onder de noemer ‘besturen en organiseren’. De activiteiten rond verminderen regeldruk, informele werkwijze, mediation en het omgaan met verschillende sturingsrollen en instrumenten wordt daarmee in de lijn gebracht.
Prestatie indicatoren | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Aantal bezwaar- en beroepsprocedures per 1000 inwoners | 6,9 (2012) | 6,8 | 7,0 | 7,0 | 7,0 | Gemeentelijke registraties |
Percentage ingetrokken bezwaren na contact | 30% (2013) | 34% | 40% | 33% | 50% | Gemeentelijke registratie |
Aantal gehouden hoorzittingen afgezet tegen het aantal ingediende bezwaarschriften | 57% (2013) | 30% | 30% | 50% | 20% | Gemeentelijke registratie |
Percentage besluiten sociaal domein dat na bezwaar in stand blijft | 74% (2013) | 70% | 75% | 75% | 75% | Gemeentelijke registratie |
Percentage besluiten ruimtelijk domein dat na bezwaar in stand blijft | 95% (2013) | 95% | 95% | 95% | 95% | Gemeentelijke registratie |
Percentage besluiten sociaal domein dat na beroep in stand blijft | 87% (2013) | 88% | 85% | 85% | 85% | Gemeentelijke registratie |
Percentage besluiten ruimtelijk domein dat na beroep in stand blijft | 92% (2013) | 95% | 92% | 85% | 92% | Gemeentelijke registratie |
Aantal klachten per 1000 inwoners | 4,0 (2014) | 4,0 | 4,0 | 3,7 | 4,0 | Gemeentelijke registratie |
- De regeldruk waar mogelijk verminderen
- Mediator inzetten bij conflicten tussen gemeente en belanghebbende(n)
- Klachtenanalyse van klachten bij Klant Contact Centrum (KCC), Ombudsman en sociale media
- Reflecteren op meervoudige sturing van de gemeente
Het totaal aantal bezwaarschriften blijft bijna hetzelfde, ondanks dat op de terreinen van omgevingsvergunningen, handhaving en woningurgentie het aantal bezwaren is toegenomen. Enerzijds wijst het gelijkblijvend totaal van bezwaarschriften er op dat de informele aanpak en toepassing van maatwerk hun vruchten afwerpen. Anderzijds is het aantal hoorzittingen na bezwaar toegenomen ten opzichte van 2016. Hier zijn meerdere oorzaken voor. Het aantal bezwaren waarbij de bezwaarmaker na telefonisch contact aangeeft alsnog een hoorzitting te willen neemt naar verhouding toe doordat in een eerder stadium ( tevergeefs ) is gezocht naar een oplossing . De bezwaarzaken tegen omgevingsvergunningen gaan sinds het aantrekken van de economie weer vaker over grotere bouwprojecten met meerdere bezwaarmakers. Ook in handhavingszaken en bezwaarschriften tegen de afwijzing van een woningurgentie wil men vaker een hoorzitting.
Inmiddels heeft de gemeente 12 interne mediators in huis die steeds vaker worden ingezet bij conflicten tussen de gemeente en belanghebbende(n). Er valt winst te behalen in het voorkomen van procedures als zij in een nog vroegtijdiger stadium van het conflict worden ingezet .
1.3 Transparante besluitvorming en informatie
Een betrouwbare overheid is een voorwaarde voor inwoners en andere partijen om initiatief te nemen en samen te werken. Daarom maken wij zoveel mogelijk inzichtelijk welke afwegingen zijn gemaakt voorafgaand aan besluiten. Transparant zijn in het doen en laten van bestuur en organisatie draagt bij aan vertrouwen.
Ontwikkelingen in de informatietechnologie en digitalisering bieden meer mogelijkheden om transparant te zijn als overheid. In 2016 heeft de gemeente de informatiestrategie (IV-strategie) bepaald. Hierdoor kunnen we adequaat inspelen op de snelle technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. De IV-strategie richt zich op drie thema’s: datagestuurd werken, het verbeteren van de informatiepositie van burgers, bedrijven en partners en werken aan de slimme samenleving stad (smart society).
Prestatie indicatoren | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Oordeel van inwoners over de duidelijkheid van de informatie in het algemeen (10-puntschaal) | 6,9 (2012) | 6,7 | 7,3 | 6,9 | 7,5 | Zaanpeiling |
Oordeel van inwoners over de kwaliteit van de gemeentelijke informatie via de website en lokale kranten (10-puntschaal). | 7,0 (2012) | 6,9 | 7,3 | 7,1 | 7,5 | Zaanpeiling |
- Nog meer inzet bij communicatie van filmpjes en sociale media om gemeentelijk nieuws sneller te verspreiden
- Tijdige informatievoorziening op maat via de gemeentelijke communicatiekanalen aan inwoners, ondernemers en andere partijen over de plannen en besluiten die voor hen relevant zijn
- Uitwerken van de IV-strategie samen met maatschappelijke partners en bedrijven en het actualiseren van de strategie
- Niet gekozen bezuinigingen en intensiveringen opnemen in financiële kadernota en begroting
De aanpak op sociale media sluit steeds beter aan op de behoefte van de gebruiker, niet alleen door meer gebruik te maken van beeld en video maar juist ook door snel te reageren. Ook inzet van een kanaal als WhatsApp draagt bij aan het vergroten van de doelgroep.
Goede informatievoorziening draagt bij aan wel-afgewogen politieke besluitvorming en goede communicatie en interactie met inwoners en stakeholders. Dit gebeurt niet alleen bij de start, maar juist gedurende het hele traject van begin tot eind.
De Informatievoorziening (IV)-strategie is verder uitgewerkt. Onderdeel hiervan zijn ‘Zaanse Data Labs’ waarin de gemeente en partners samenwerken aan de stedelijke opgaven op basis van data. Denk daarbij aan onderwerpen als armoede, veiligheid, duurzaamheid en economie. Hierbij zijn verschillende partners betrokken, waaronder zorginstellingen, politie, GGD, woningcorporaties, scholen, bedrijfsleven en universiteiten. Ook intern is de IV-strategie aanleiding geweest voor vernieuwing van bestaande processen. Denk hierbij aan het Datapakhuis waarmee de verschillende gegevensbronnen van de gemeente toegankelijk zijn gemaakt. Ook de vraag hoe je werkt met data is opgepakt. Met onder meer inspiratiesessies en opleidingen worden medewerkers getraind in datagestuurd werken.
Effectindicator | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Percentage inwoners dat tevreden is over de balie Burgerzaken in het stadhuis | nb: nieuwe indicator | 73% | 75% | 78% | 80% | Zaanpeiling |
Percentage inwoners dat tevreden is over de eerstelijns-afhandeling van telefonische vragen | nb: nieuwe indicator | 46%* | 65% | 51% | 80% | Zaanpeiling |
2.1 Digitaal behandelen van vergunningen
De gemeente werkt aan het verminderen van regel- en administratieve (lasten)druk. Bij vergunningen hebben we de doorlooptijd van vergunningen korter gemaakt (ruim binnen de wettelijke termijn) zodat de vergunningen sneller worden afgegeven. We minimaliseren de indieningsvereisten bij de aanvraag en vervangen waar mogelijk vergunningen door meldingen. Ook kan de intake van vergunningen digitaal. Bij bezwaar en beroep tegen de vergunningen gaan we in gesprek met de indiener en werken we in bepaalde gevallen met mediation en bemiddeling om lange juridische trajecten te voorkomen.
In 2017 bereidt de gemeente zich voor op de invoering van de Omgevingswet. Op het gebied van vergunningen leidt dit tot organisatorische aanpassingen (zie programma 4).
Prestatie indicatoren | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Percentage vergunningen dat binnen drie weken volgens de versnelde procedure wordt verleend | 18% (2014) | 60% | 65% | 75% | 75% | Gemeentelijke registratie |
- Voorbereiden op de Omgevingswet (de impact hiervan op het proces en systeem van vergunningenverlening)
De streefwaarde is behaald voor het percentage vergunningen dat binnen drie weken volgens de versnelde procedure wordt verleend. Dit komt vooral doordat met de snelle/digitale (BLITTS) vergunningen 100% wordt gehaald. Deze vergunningen zijn gemiddeld binnen vijf werkdagen verleend. Gemiddeld wordt 75% van de vergunningen, die volgens de versnelde procedure worden afgehandeld, binnen drie weken verleend. Dit in plaats van de wettelijke termijn van acht weken.
Na het winnen van de GemeentePioniers award in 2017 met de digitale/snelle vergunningverlening, is gemeente Zaanstad vol energie doorgegaan met het verder verbeteren van de (digitale) dienstverlening. In 2017 is in samenwerking met VNG Realisatie (KING) een Pressure cooker georganiseerd over de Omgevingswet. Samen met medewerkers van de gemeente, ketenpartners zoals Rijkswaterstaat en Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland en initiatiefnemers heeft de gemeente de landelijke Service formules vertaald naar concrete dienstverlening.
Eén van de belangrijkste formules in het kader van de Omgevingswet is de Snelserviceformule. Na invoering van de Omgevingswet is er nog maar één termijn van acht weken. Ook de ingewikkelde plannen moeten dus binnen acht weken afgehandeld worden. Dit betekent dat Zaanstad, naast een goed functionerend regulier proces, investeert in snelle digitale vergunningverlening. Onze BLITTS vergunning is door VNG Realisatie aangemerkt als een mooi voorbeeld van de Snelserviceformule en werkt al zoals straks het Digitaal Stelsel Omgevingswet (onderdeel vergunningen) zal werken.
2.2 Toegankelijkheid digitale dienstverlening
De gemeente Zaanstad stelt steeds meer producten en diensten digitaal beschikbaar via www.zaanstad.nl. Zo kunnen inwoners, ondernemers en instellingen snel en makkelijk zelf hun zaken regelen. We werken conform het Uitvoeringsprogramma visie op dienstverlening 2017.
De gemeente vindt het belangrijk dat onze website toegankelijk is voor iedereen. Dus ook voor senioren, mensen met dyslexie, mensen die Nederlands als tweede taal spreken en voor mensen met een visuele, auditieve, verstandelijke of motorische handicap. Vooruitlopend op wetgeving hierover wil Zaanstad de brede toegankelijkheid van www.zaanstad.nl realiseren in 2017 met onder andere het Drempelvrij-keurmerk. We werken met heldere teksten in eenvoudig Nederlands en met gebruiksvriendelijke formulieren. Inwoners die geen toegang hebben tot internet of die niet digitaal vaardig zijn, vallen niet tussen wal en schip. De menselijke maat is hierin bepalend. Er is altijd de telefonische ingang of persoonlijke ondersteuning van het Sociaal Wijkteam voor een snel antwoord of ondersteuning met het internet.
Prestatie indicatoren | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Percentage aangeboden telefoongesprekken dat binnen 30 seconden wordt opgenomen | 63% (2010) | 74% | 70% | 70% | 75% | Gemeentelijke registratie |
Percentage telefoongesprekken dat eerstelijns wordt afgehandeld. | 63% (2013) | 72% | 70% | 72% | 68% | Gemeentelijke registratie |
Het behalen van het drempelvrij keurmerk niveau 1 voor www.zaanstad.nl | 100% (2014) | 80% | 100% | 100% | 100% | Externe audit |
- Vereenvoudigen van de formulieren op de website
- Vereenvoudigen taalgebruik (digitale) brieven met Helder Zaans
- Webcare evalueren en doorontwikkelen
- De website www.zaanstad.nl minimaal toegankelijk maken volgens de nieuwe webrichtlijnen
- Uitbreiden capaciteit KCC (bij voorkeur uit uitkeringsbestand) om 70% van de te verwachten 190.000 telefoongesprekken binnen 30 seconden te kunnen beantwoorden
De gemeente Zaanstad stelt steeds meer producten en diensten digitaal beschikbaar op de website. Zo kunnen inwoners, ondernemers en instellingen snel en gemakkelijk zelf via www.zaanstad.nl hun zaken regelen, op het tijdstip dat hen het beste uitkomst. Via webcare kunnen inwoners vragen stellen op onze sociale media. In juli 2017 is WhatsApp toegevoegd als extra laagdrempelig dienstverleningskanaal. Door de toevoeging van dit kanaal heeft een lichte verschuiving van capaciteit plaatsgevonden van telefonische afhandeling naar afhandeling via WhatsApp. Als gevolg hiervan is het percentage aangeboden telefoongesprekken dat binnen 30 seconden wordt opgenomen iets gedaald ten opzichte van 2016.
Voor inwoners die geen toegang hebben tot internet of die niet digitaal vaardig zijn, zijn de Sociale Wijkteams en het servicenummer (14075) van de gemeente beschikbaar als vangnet. Daarnaast staan in de publiekshal twee zuilen waarop de inwoner zelf een afspraak kan maken of een digitaal product kan aanvragen. Hier staan gastheren en gastvrouwen paraat om inwoners te ondersteunen.
In 2017 is voor www.zaanstad.nl het Drempelvrij-keurmerk behaald waarmee de website toegankelijk is voor mensen met een visuele, auditieve, verstandelijke of motorische handicap. Ook voor senioren, mensen met dyslexie en mensen die Nederlands als tweede taal spreken, is www.zaanstad.nl een toegankelijke website. De website is hiermee zo toegankelijk mogelijk voor iedereen. Met deze ontwikkelingen loopt Zaanstad vooruit op naderende wetgeving.
Een toegankelijke website betekent ook dat alle teksten op de website in eenvoudig Nederlands zijn geschreven. In 2017 is gewerkt aan verbetering en vereenvoudiging van formulieren en content op de website. Dit proces blijft onder de aandacht van de webredactie. In 2017 is ook de begrijpelijkheid onderzocht van de brieven van de gemeente. Getoetst is of deze geschreven zijn op eenvoudig leesbaar niveau. Uit het onderzoek bleek dat dit nog niet het geval is. Aan een burgerpanel is gevraagd hoe zij de brieven van de gemeente waarderen. Hierbij werd gekeken naar toon, begrijpelijkheid en correct Nederlands. Ook hebben zij waardevolle adviezen gegeven om de brieven te verduidelijken. Aan de organisatie zijn tips gegeven om de communicatie te verbeteren.
In de tevredenheidsmeting over het ‘percentage inwoners dat tevreden is over de eerste-lijns-afhandeling van telefonische vragen’ is 51% tevreden/zeer tevreden (dit cijfer is opgenomen in de begroting), 38% neutraal en 11% ontevreden/zeer ontevreden, 89% is dus niet ontevreden. In 2016 was dit nog 86%. De Zaanpeiling brengt in algemene lijnen de meningen van de bevolking in beeld en is niet bedoeld als diepgaand klanttevredenheidsonderzoek. Omdat er wel behoefte is aan een klanttevredenheidsonderzoek wordt sinds november 2016 maandelijks de klanttevredenheid van de telefonische ingang gemeten. Inwoners gaven het klantcontact in 2017 een 7,9 als waarderingscijfer. Ook wordt de tevredenheid van de website op verschillende manieren gemeten door gebruikerspanels van wisselende samenstelling en permanent door feedback via het contactformulier en webcare.
2.3 Digitaal behandelen van aanvragen
Steeds meer zien we dat aanvragen voor allerlei producten of diensten van de gemeente (geboorte, verhuizing, reizen, een nieuwe baan, autorijden) digitaal worden aangevraagd. Zaanstad probeert dat te stimuleren. Om het percentage digitale aanvragen weer verder te laten stijgen start in 2017 een communicatiecampagne ‘Uw contact met de gemeente begint bij www.zaanstad.nl’. Wij willen dat steeds meer mensen bekend raken en daadwerkelijk meer digitaal overheidszaken gaan regelen via het hoofdportaal www.zaanstad.nl.
De gemeente streeft ernaar om 60% te gaan werken op afspraak. Voor de burgers die digitaal geen afspraak kunnen (laten) maken verzorgen wij in de publiekshal maatwerk. Voor de kwetsbare groep inwoners die om gezondheidsredenen niet in staat is om naar het stadhuis te komen, hebben wij een service van huisbezoeken voor de aanvraag en afgifte van identificatiedocumenten. Het uitgangspunt is dat dienstverlening voor iedereen bereikbaar blijft.
Prestatie indicatoren | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Percentage digitale aanvragen bij producten uit de basisregistratie personen | 25% (2014) | 55% | 65% | 59% | 75% | Gemeentelijke registratie |
Percentage bezoeken stadhuis op afspraak | 16% (2010) | 79% | 60% | 60% | 60% | Gemeentelijke registratie |
- Gastvrouw en gastheer inzetten om burgers in het stadhuis te ondersteunen bij het digitaal aanvragen van producten en diensten van de gemeente
- Pilot “Service thuis afleveren paspoort en identiteitskaart”
- Communicatiecampagne opstarten die stimuleert dat meer inwoners hun overheidszaken gaan regelen via het hoofdportaal www.zaanstad.nl
Gastvrouwen en gastheren staan paraat om inwoners die niet digivaardig zijn te helpen. Vaak zijn het de oudere inwoners die geholpen willen worden. Circa twintig inwoners per dag worden geholpen bij het online maken van een afspraak.
Gezien de relatief hoge kosten van een pilot voor het thuisbezorgen van reisdocumenten is in plaats daarvan onderzoek gedaan naar ervaringen bij andere gemeenten. Ook is er een enquête gehouden onder bezoekers van het stadhuis die een reisdocument kwamen afhalen. De resultaten hiervan zijn gedeeld met het college en in 2018 zal besloten worden over een mogelijke vervolg.
Voor steeds meer producten is baliebezoek niet meer nodig. Via de website kunnen veel producten nu al digitaal worden aangevraagd. Er wordt gewerkt aan een communicatiecampagne die stimuleert dat inwoners hun overheidszaken via de website regelen. In 2017 zijn hier voorbereidingen voor gedaan, in 2018 zal deze campagne worden uitgevoerd.
Sinds 2014 vindt er een langzame maar gestage groei plaats in het digitaal aanvragen van producten uit de basisregistratie. Via een communicatiecampagne wordt dit verder gestimuleerd.
2.4 Onderhouden en digitaal ontsluiten Zaanse historie
Conform de Archiefwet 1995 bewaart het Gemeentearchief archiefstukken in goede en geordende staat zodat burgers deze kunnen raadplegen. Dat gebeurt steeds vaker digitaal. Met name het populaire genealogische materiaal digitaliseren we en we starten met het digitaliseren van de bouwvergunningen. Ook volgt Zaanstad de ontwikkeling van e-depots, waar informatie digitaal wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Zaanstad beschikt niet alleen over de archieven van de besturen van de voormalige gemeenten, maar ook over een belangrijke collectie particuliere archieven uit de 18e, 19e en 20e eeuw, bedrijfsarchieven en een grote collectie beeld- en bibliotheekmateriaal. Met het ontsluiten en het in samenhang plaatsen in de historische context, maken wij deze collecties toegankelijk. Met het ontsloten en gedigitaliseerde materiaal draagt het gemeentearchief, samen met haar partners in de regio, actief bij aan het behoud van het erfgoed van de Zaanstreek (zie programma 3 en 4).
Prestatie indicatoren | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Ontsluiten archieven Zaanse oudheidkundige verzameling | 0% (2015) | 50% | 100% | 80% | 100% | Gemeentelijke registratie |
Digitaliseren bouwvergunningen | 0% | - | 20% | 3% | 100% | Digitaal gemeentearchief |
- Ontsluiten van o.a. aangeboden bedrijfsarchieven van Verkade, deurenfabriek/fineerfabriek/schaverij Bruynzeel en boekhandel/drukkerij Out
- Nader toegankelijk maken van de gedigitaliseerde bevolkingsregisters en burgerlijke stand (digitaliseren en daarna scans handmatig door met name vrijwilligers koppelen aan zoektermen)
- In gebruik name van de nieuwe leerkist Burgerschap voor leerlingen van groep 7/8 zodat leerlingen op verschillende manieren leren historisch onderzoek te doen naar het eigen verleden
In 2017 heeft het Gemeentearchief sterk ingezet op het onder de aandacht brengen van de rol als regionaal historisch centrum. Dat deed het onder meer door het organiseren van een symposium over de archieven van Verkade, een reeks van activiteiten in de Maand van de Geschiedenis, met als sluitstuk de Grote Zaanse Geschiedenisquiz en een tentoonstelling door Freek de Jonge in de hal van het stadhuis.
In 2017 is 80% van de Zaanse Oudheidkundige Verzameling archieven ontsloten in plaats van 100%. Het project betreft de ontsluiting van 99 bedrijfsarchieven uit de 18e en 19e eeuw. Bij aanvang is uitgegaan van een gemiddelde bewerkingstijd van 18 uur per archief, omdat deze in de jaren zeventig van de vorige eeuw al oppervlakkig beschreven waren. In de praktijk blijkt die bewerkingstijd uit te komen op 35 uur per archief, omdat men destijds onvoldoende zorgvuldig te werk is gegaan. De laatste 20% wordt eind 2018 afgerond.
In 2017 is 3% van de bouwvergunningen gedigitaliseerd in plaats van de beoogde 20%. Deze 3% is de opbrengst van een pilot die we samen met een digitaliseringsbedrijf hebben uitgevoerd. De vertraging is onder meer te wijten aan de komende invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die bijzondere eisen stelt aan het systematisch ontsluiten van persoonsgegevens.
Verder zijn in 2017 de bedrijfsarchieven van Verkade, Out en Bruynzeel ontsloten en hadden de vrijwilligers eind 2017 400.000 namen uit de bevolkingsregisters en burgerlijke stand ontsloten.
Daarnaast is de nieuwe leerkist Burgerschap voor groep 7 en 8 beschikbaar en er is met twee basisscholen een pilot uitgevoerd.
2.5 Dienstverlening bedrijfsvoering
De dienstverlening van bedrijfsvoering richt zich vooral op de eigen organisatie maar sommige onderdelen hebben een directe relatie met en zichtbaarheid voor inwoners, ondernemers en instellingen. Dit zijn het verwerken van subsidieaanvragen, het betalen van facturen van leveranciers, een zorgvuldige procedure bij het inkopen en aanbesteden van diensten, leveringen en werken en de toegankelijkheid en veiligheid van fysieke en digitale omgevingen van de gemeente. De activiteiten gericht op de eigen organisatie lichten we toe in de paragraaf bedrijfsvoering.
Het gewijzigde BBV schrijft voor dat met ingang van 2017 alle kosten voor overhead in één begrotingsprogramma moeten worden opgenomen. Daarom nemen wij hier ook de kosten van leidinggevenden op die in voorgaande begrotingen werden toegerekend aan de diverse begrotingsprogramma’s.
Prestatie indicatoren | Nulmeting | Realisatie 2016 | Begroting 2017 | Realisatie 2017 | Streef- | Bron |
---|---|---|---|---|---|---|
Percentage facturen betaald binnen 30 dagen | 74% | 82% | 85% | 85% | 100% | Gemeentelijke registratie |
Percentage incidentele subsidies dat binnen de termijn is afgehandeld | 73% | 88% | 93% | 92% | 100% | Gemeentelijke registratie |
Percentage WOB-verzoeken dat binnen de termijn is afgehandeld | 74% (2014) | 85% | 100% | 86% | 100% | Gemeentelijke registratie |
Maatregelen getroffen voor een veilige digitale omgeving voor dienstverlening | Voldoende | Voldoende | Voldoende | Voldoende | Goed | Externe audits |
- In gesprek gaan met leveranciers over het uitrollen van de module bestelmanagement ter verbetering van het factuurproces
- Organiseren van bijeenkomsten voor ondernemers over het inkoopproces
- Maatregelen treffen naar aanleiding van interne audits om de informatieveiligheid te verhogen
- Monitoring fysieke toegankelijkheid van stadhuis en nog te bouwen cultuurcluster
De resultaten van 2017 laten op alle vlakken een vooruitgang zien ten opzichte van 2016. De doelstellingen voor betaalde facturen en incidentele subsidies zijn (bijna) gehaald. Dit ondanks dat de module voor bestelmanagement niet is afgenomen van de leverancier. In 2017 is hiervoor een heroriëntatie gestart. De doelstelling van 100% bij afhandeling van WOB-verzoeken is niet gehaald en heeft grotendeels een administratieve oorzaak.
Rondom een veilige digitale werkomgeving zijn in 2017 meerdere maatregelen getroffen tegen gijzelsoftware.
3.1 Burgemeester & wethouders
Hier worden alle kosten die samenhangen met B&W verantwoord.
3.2 Gemeenteraad
Hier worden alle kosten die samenhangen met de gemeenteraad verantwoord.
3.3 Griffie
Hier worden alle kosten die samenhangen met de griffie verantwoord.
Totaal programma | Begroting | Realisatie | Verschil |
Lasten | 66.221 | 65.220 | -1.001 |
Baten | -10.673 | -10.828 | -156 |
Toevoegingen | 3.121 | 3.121 | |
Onttrekkingen | -1.097 | -1.022 | 75 |
Saldo | 57.573 | 56.491 | -1.082 |
Toelichting op afwijkingen per programma
Bij de Narap is een overschrijding gemeld op de bedrijfsvoering. Oorzaken waren lagere dekking voor overhead uit investeringsprojecten en grondexploitaties, de taakstelling die niet volledig kon worden ingevuld en inhuur ten behoeve van de continuïteit. Dit nadeel is bij de Narap grotendeels verwerkt, maar evengoed is in het najaar waar mogelijk bijgestuurd.
Er is terughoudend omgegaan met de besteding van personele budgetten. Daarnaast zijn een aantal investeringsprojecten alsnog uitgevoerd wat heeft geleid tot meer productieve uren op projecten en grondexploitaties dan verwacht in het najaar.
Verder zijn de financiële verplichtingen voor de WW en het dragen van de eigen risico voor de ziektewet in 2017 lager uitgevallen. Het gevolg is dat bij de jaarrekening een positief saldo kan worden gemeld op de personele budgetten (€ - 0,71 mln.). Dit betekent wel dat bijvoorbeeld op het vlak van personeel en organisatie een aantal initiatieven op recruitment, organisatieontwikkeling en het opleidingsplan Zaanse School vertraging hebben opgelopen.
De eerste regionale activiteiten uit de Samenwerkingsagenda Zaanstreek-Waterland zijn eind 2017 van start gegaan. De prestaties vanuit gemeente Zaanstad zullen echter pas in 2018 gaan vallen (€ - 0,08 mln.). De hiervoor begrote onttrekking aan de reserve heeft daarom niet plaatsgevonden, maar zal bij de Burap 2018 worden verwerkt.