Accountant

Inregelen van wachtwoordinstellingen uit het wachtwoordbeleid in de informatiesystemen.

Periodiek de gebruikers van applicaties en IT systemen reviewen op juistheid. Let op rechten, maar ook op relevantie

Wachtwoorden van standaard accounts wijzigen

Frauderisico’s in de VIC rapportages aan de organisatie en het college expliciet benoemen

Subsidie verkrijgingen: betrek bij aanvraag en/of toekenning een P&C medewerker. Voorkom dat subsidievoorwaarden niet zijn nageleefd.

Dossiervorming SiSa, bouwleges, subsidieverstrekkingen, verbonden partijen en subsidiebaten, overheadkosten, intern evalueren en aanpassen werkprogramma’s VIC.

Grote subsidierelaties betrekken in het toezicht op verbonden partijen.

De rekenregels die gebruikt worden voor de bepaling van de drie debiteurenvoorzieningen (particulier, sociale zaken en belastingen) moeten beter worden geformuleerd en onderbouwd

Geborgd moet zijn dat iedere functionaris wordt bereikt met het integriteitsprogramma

De taakomschrijving van de auditcommissie moet worden aangepast, zeker op het gebied van fraude en integriteit

De verplichting van gemeenten om uitkeringsgerechtigden een maatregel op te leggen wanneer zij niet zijn ingeschreven bij het UWV moet door Zaanstad beter worden nageleefd

De opzet en uitvoering van de VIC op sociale uitkeringen moet duidelijker zijn.

De informatievoorziening t.a.v. de grondexploitaties die nu nog in het MPG is opgenomen zou (ook) in de jaarrekening moeten worden opgenomen

Gemeenten moeten per 31 december 2019 een marktwaardetoets uitgevoerd hebben om vast te stellen of de NIEGG moeten worden afgewaardeerd naar de lagere marktwaarde.

Conform het gewijzigde BBV moet in de grondexploitatie Hoogtij het faciliterend grondbeleid gesplitst worden van het actief grondbeleid

Om de overzichtelijkheid te vergroten en de administratieve lasten te beperken moet worden onderzocht of het aantal bestemmingsreserves beperkt kan worden.

Verbeter de interne beheersing om minder afhankelijk te worden van de productieverantwoordingen van zorgaanbieders.

Om de getrouwheid en rechtmatigheid van uitgaven beter te kunnen beoordelen moet u gedurende het jaar meer en/of betere controles verrichten op de bestedingen in het sociaal domein.

Om te kunnen steunen op soft controls is het noodzakelijk dat hiervoor voldoende registratie en documentatie aanwezig is.

Om de getrouwheid en rechtmatigheid van  PGB-betalingen te kunnen beoordelen moet Zaanstad aanvullende interne controles uitvoeren op de prestatielevering

In het normenkader voor de rechtmatigheid moet duidelijkheid komen over de positie van het intern inkoopbeleid hierin

Er moet tijdig worden geanticipeerd op de wijziging in de maximering in de bezoldiging van topfunctionarissen (WNT-3)

Voer periodieke kastellingen uit volg eventuele verschillen direct op.

Er dient nog een analyse plaats te vinden in hoeverre de nieuw te vormen voorziening Riolen (bijdrage toekomstige vervangingsinvesteringen) binnen de spelregels van het BBV past.

Processen voor inkomende subsidies moeten consequenter worden nageleefd en de subsidiedossiers moeten beter op orde zijn.

Laat voor wat betreft de in- en uitgaande subsidiestromen de Mozard-registraties aansluiten op financiële administratie

Voor wat betreft materiële vaste activa moet ook aandacht geschonken worden (op roulatiebasis) aan de controle op kleinere objecten

Wij vragen aandacht voor de kwaliteit van het balansdossier, de jaarrekening en de interne kwaliteitstoetsing in het primaire proces.

Om aan de verplichtingen per balansdatum te kunnen voorzien moet Zaanstad extra doteren aan de bestemmingsreserve wachtgeld

Om de omvang van jaarstukken te beperken kan gekozen worden voor het belichten van de afwijkingen ten opzichte van de begroting in plaats van de beschrijving van de activiteiten en de behaalde resultaten.

De interne procedures en registraties v.w.b. externe inhuur (geldigheid raamcontracten, SNA-keurmerk) moeten beter worden nageleefd

Door de wachtwoordvereisten van Gouw en GWS bestaat het risico op ongeautoriseerde toegang en mutaties. Met de komende update van Gouw wordt dit verholpen.

Accounts worden vier keer per jaar gereviewd.

Accounts worden vier keer per jaar gereviewd.

In 2018 worden er een aantal VIC’s  uitgevoerd. De interne beheersing van eventuele frauderisico’s wordt hierin expliciet meegenomen.

Onderdeel van verbeterproject Inkomende subsidies

In 2017 heeft de rekenkamer het onderzoek grip op samenwerkingsverbanden Zaanstad uitgevoerd. In de aanbevelingen is opgenomen dat gemeente Zaanstad het kader verbonden partijen gaat verbreden naar een kader samenwerkingsrelaties/netwerken. Hierin zal gewerkt worden naar een overzicht van samenwerkingsrelaties met een hoog risico. Hierin worden dan ook de subsidierelaties betrokken. In 2018 zal gestart worden met de verbreding van het kader verbonden partijen

In het B&W Besluit van 21 november 2017 zijn de rekenregels nader gespecificeerd.

Alleen externe medewerkers worden niet altijd bereikt. In 2018 wordt hiertoe een verbeterde procedure ingesteld

Rolaanpassing van de auditcommissie is een taak van de griffie. Zal worden bekeken in de nieuwe raadsperiode.

In de lijn worden acties ondernomen om te zorgen dat de klanten die een uitkering ontvangen ingeschreven (blijven) staan bij het UWV werkbedrijf. Er wordt gekeken naar waar de verantwoordelijkheid wordt belegd en de techniek en samenwerking met het UWV werkbedrijf om dit mogelijk te maken.

De controle wordt grotendeels verwerkt met het programma Kwaliteit in Control (KIC) van Stimulansz. In samenwerking met Stimulansz is de normenset en het verwerken van de normenset aangepast.

Wellicht moeten beide documenten (of een nieuwe integrale investeringsrapportage, incl. MPG/IF/MIP, etc.) meer met elkaar verbonden worden in een andere vorm. Bv. via een ‘echte/officiële’ bijlage i.p.v. een separaat besluitdocument o.i.d.

De categorie ‘Niet in exploitatie genomen gronden’ in het BBV is per 2016 afgeschaft (wijziging artikel  38 BBV). Zolang gronden nog niet te kwalificeren zijn als bouwgrond in exploitaties, zijn deze bij ons opgenomen als MVA-categorie ‘strategische gronden’. Ook voor de afschaffing van NIEGG, toetsten wij of de vierkante meterprijs van deze gronden (boekwaarde/ vierkante meters) nog een reëel marktwaarde was. De verwachting is dat het grootste deel van de strategische gronden per ultimo 2019 niet meer op onze balans staan, aangezien er grondexploitatieplannen in de maak zijn dan wel op korte termijn ter vaststelling aan het bestuur worden voorgelegd. Staan er per ultimo 2019 nog wel strategische gronden op onze balans, dan zullen we als Zaanstad net als ieder jaar, een marktwaardetoets uitvoeren.  

Per boekdatum 31-12-16 is een splitsing doorgevoerd. Daarnaast is in 2016 ook een bedrag naar de reserve infra geboekt. De splitsingsboeking is bewust in 2017 teruggedraaid om deze boeking met de meest actuele cijfers opnieuw uit te voeren. Jaarlijks maken we dus een nieuwe splitsing o.b.v. de meest actuele cijfers.

De reserves zijn ingesteld na een raadsbesluit. De reserves worden getoetst aan het kader dat is opgenomen in de Nota reserves, voorzieningen en overlopende passiva uit 2013. In 2017 zijn twee reserves vrijgevallen. In 2018 zal de nota Reserves, voorzieningen en overlopende passiva worden geactualiseerd.

De interne beheersing is verder ingericht conform het document ‘Gemeente Zaanstad in balans, controle en vertrouwen als pijlers voor sturing en beheersing van het sociaal domein’.  De interne beheersingsmaatregelen die hierin zijn opgenomen, zijn uitgevoerd gedurende het jaar. Daarnaast wordt er dit jaar strakker gestuurd op het tijdig en volledig ontvangen van de productieverantwoordingen met controleverklaringen. De productieverantwoordingen met controleverklaring vormen daarmee het sluitstuk van de verantwoording.

De betrouwbaarheid van de uitgaven wordt geborgd door de mix aan controlemaatregelen welke zijn ingericht. Er is binnen Zaanstad voor gekozen geen extra controles uit te voeren.

De mix aan controlemaatregelen / interne beheersmaatregelen is ingericht conform het document ‘Gemeente Zaanstad in balans, controle en vertrouwen als pijlers voor sturing en beheersing van het sociaal domein’. Deze mix betreft zogenaamde zachte en harde controls. 

De betrouwbaarheid van de uitgaven wordt geborgd door de mix aan controlemaatregelen welke zijn ingericht. Er is binnen Zaanstad voor gekozen geen extra controles uit te voeren.

Het normenkader voor de externe accountant, als bijlage bij het controleprotocol,  voor boekjaar 2017 is opnieuw opgesteld en vastgesteld door de Raad. Hierin is het interne inkoopbeleid niet opgenomen, omdat dit een collegebesluit betreft.

Medewerkers van afdelingen Kaders en regie, P&O en Personeels- en salarisadministratie komen meerdere malen per jaar bij elkaar om de ontwikkelingen van de WNT te monitoren en afspraken te maken.

Er zijn periodieke kastellingen uitgevoerd en eventuele verschillen zijn direct uitgezocht. Op basis van het afgelopen jaar is voorgesteld om een aantal veranderingen in het proces bij burgerzaken door te voeren. Hierover moet nog een beslissing worden genomen.

Er is een memo opgesteld waarin wordt toegelicht hoe de voorziening riolen (bijdragen toekomstig vervangingsinvesteringen) is opgebouwd en verwerkt. Deze memo ligt nu bij PwC.

Onderdeel van verbeterproject Inkomende subsidies.

Uitvoering cf. besproken bij interimcontrole PwC.

Deelwaarneming bij jaarafsluiting 2017

Samen met PwC is gekeken naar verbetering van het proces

Bij de nieuwe bestuursperiode wordt de opzet van alle P&C documenten opnieuw bekeken en mogelijk aangepast. Wij vinden het belangrijk om de raad zo adequaat mogelijk te informeren.

Voer de controle op salarisbatch uit met terugwerkende kracht over het boekjaar 2017.

Stel nader onderzoek in naar onterechte boeking op Grex Inverdan (want niet voldaan aan BRO Criteria).

Maak een procesbeschrijving en risicoanalyse van het proces van belastingheffingen (OZB/riool/afvalstoffen)

Maak een procesbeschrijving en risicoanalyse van het proces salarissen dat nu via Raet loopt.

Maak een procedurebeschrijving die waarborgt dat Zaanstad voldoet aan de WNT

Voer een goede root-cause analyse uit bij bevindingen uit de VIC op sociale uitkeringen en scherp de kwaliteit van de vastleggingen per steekproef verder aan.

Verbeter de structurering (en daarmee de overzichtelijkheid) van dossiers van sociale uitkeringen

Voer de periodieke controle op uitgaande betalingen uit zoals in de procedurebeschrijving is omschreven.

Deze controle is uitgevoerd.

De processen van belastingheffingen worden in 2018 beschreven, te beginnen met de basisregistraties BAG en WOZ.

Het verwerken van de salarissen via Raet is als deelproces, inclusief risicoanalyse, beschreven en gepubliceerd in het Processenhuis.

Dit proces maakt onderdeel uit van het proces salarissen; de beschrijving wordt in de loop van het jaar toegevoegd.

De vastleggingen per steekproef worden opgenomen in KIC. Hieruit worden de belangrijkste bevindingen overgenomen in de rapportage. Na bespreking van de rapportage met het afdelingshoofd, bepaalt hij welke punten met voorrang opgepakt worden

Er is één applicatie niet meer in gebruik voor dossiervorming. Dit maakt het meer overzichtelijk.

Procedurebeschrijving is aangepast.